Optimiser la gestion du temps de travail avec la méthode Pomodoro
Un simple minuteur de cuisine pour gagner en efficacité professionnelle ?
Et si cette idée permettait également de faire des pauses régulières, de se détendre et se vider l’esprit ?
Si vous ne connaissez pas la méthode Pomodoro ®, sachez que ce concept en 4 étapes est l’une des techniques les plus populaires enseignée dans les formations de gestion du temps de travail.
Origine de la méthode
A la fin des années 80, Francesco Cirillo est étudiant à l’université. Il cherche un moyen pour améliorer sa productivité et son efficacité personnelle. Son but est d’avoir plus de temps et faire moins d’effort pour de meilleurs résultats.
Il décide de ne se concentrer que sur une seule tâche pendant un temps relativement court.
Pour respecter ce temps, il utilise son minuteur de cuisine en forme de tomate (tomate se dit “pomodoro” en italien.)
En constatant l’efficacité de cette technique, il décide de diffuser son expérience personnelle en créant ainsi la méthode Pomodoro.
La méthode Pomodoro
La gestion du temps de travail est divisée en 4 périodes comme indiqué sur le schéma si dessus.
La spécificité de la méthode réside en plusieurs points:
- Chaque session de travail dure 25 minutes.
- Pendant ces 25 minutes, vous ne travaillez que sur une seule et unique tâches.
- Chaque session de travail est espacée par une courte pause de 5 minutes.
- A l’issue de la 4e session de travail, vous vous accordez une longue de 25 minutes.
Le temps de travail est donc ainsi répartit:
Optimisez la gestion du temps de travail
Le changement de mode de travail va nécessiter quelques ajustements dans votre planning et dans la répartition des tâches à effectuer.
Voici en 5 étapes comment mettre cette nouvelle organisation de travail.
1. Préparez vos sessions
Divisez vos tâches en sous-tâches afin d’avoir un objectif clair et précis en tête.
Faites en sorte de ne pas être dérangé(e).
2. Coupez-vous de toute distraction
Afin que votre attention reste focalisée, il est important que certains éléments ne viennent pas vous perturber.
Coupez votre téléphone fixe et mobile. Fermez votre client de messagerie, le logiciel de messagerie instantané, etc…
3- Réglez le minuteur
Réglez le minuteur sur 25 minutes et travaillez sur une seule et unique tâche
4- Faites une courte pause
Lorsque le minuteur sonne, faites une pause courte de 5 minutes.
Profitez-en pour vous aérer, pour marcher ou encore faire un exercice de sophrologie.
5- Faites une longue pause
Toutes les 4 sessions (soit toutes les 2 heures) faites une pause longue de 20 à 30 minutes.
Après 4 sessions de travail intensif, votre cerveau à besoin de récupérer.
Si cela est possible pour vous, sortez de votre environnement de travail pour déconnecter.
Pour mettre en place la méthode pomodoro, vous pouvez prendre un simple minuteur de cuisine.
Si vous êtes à l’aise avec le numérique, il existe aujourd’hui de nombreux sites internet et applications mobiles pour créer une alerte.
Une simple recherche internet avec les mots clés “pomodoro timer” devrait vous permettre de trouver différents outils.
Les avantages de cette méthode de gestion du temps de travail pour la productivité
Le cerveau n’est pas fait pour fonctionner en multitâche.
En appliquant cette méthode de gestion du temps, vous concentrez tous vos efforts sur une seule tâche à la fois.
Vous êtes donc bien plus productif sur une courte période de temps.
Les pauses sont nécessaires à la récupération.
La clé de la réussite réside également dans la planification de vos tâches afin d’atteindre votre objectif.
Vous mettez tous vos efforts et toute votre concentration sur une seule tâche à la fois. Vous avancez donc plus vite et plus efficacement.
Vous planifiez de façon méthodique vos différentes tâches.
Vous avancez étape par étape jusqu’à votre objectif
Les avantages de cette méthode pour bien-être
Outre le fait d’optimiser la performance, cette méthode a de nombreux bénéfices en faveur du bien-être au travail. En voici quelques exemples.
Vous prenez des pauses régulières nécessaires à la récupération.
Vous évitez la saturation cognitive en restant focalisé sur une seule tâche.
Vous avez la satisfaction du travail accompli.
Pour aller plus loin: Site officiel de la méthode (en anglais)
